مدیریت قراردادهای پروژه

آموزش مدیریت‌ قراردادهای پروژه

قرارداد توافقی است که بین دو یا چند طرف منعقد می‌شود و تعهدات قانونی بین آنها ایجاد می‌کند. قراردادها بخش اصلی هر پروژه‌ای هستند، که می‌توانند انتظاراتی را بین متخصصان و تامین کنندگان پروژه ایجاد کنند. ارتباط بین متخصصان پروژه و پیمانکاران باید خوب و با احترام متقابل باشد تا پروژه‌ها موفق شوند. مفاد قرارداد در واقع شرایطی هستند که موفقیت پروژه را ممکن می‌سازند، این قرارداد تعهدات و اقداماتی را که در صورت عدم تحقق آنها می‌توان انجام داد را مشخص می‌کند، بنابراین آموزش مدیریت قراردادهای پروژه، امری حیاتی و حائز اهمیت است.

دلایل نیاز به آموزش مدیریت قراردادهای پروژه

مدیریت قرارداد برای مدیران پروژه، حیاتی هست و برای اکثر پروژه‌ها از اهمیت اساسی برخوردار است. قراردادها مشمول قانون قرارداد هستند. مدیران پروژه باید همیشه به دنبال مشاوره تخصصی باشند تا مطمئن شوند، که پیامدهای قانونی هر قرارداد پیشنهادی را کاملاً درک کرده‌اند. مدیر پروژه مسئول است که هنگام انتخاب و مدیریت پیمانکاران و تامین کنندگان، از رعایت اصول کلیدی مطمئن شود. به عنوان مثال، استفاده از یک فرآیند عینی برای انتخاب پیمانکار، در واقع جلوگیری از تاثیرات ترجیحات شخصی.

هنگامی که قراردادی بین مدیر پروژه و مشتری تنظیم شد، متخصصان پروژه به ترتیب نظارت و مدیریت عملکرد تامین کننده را در راستای قرارداد انجام می‌دهند. برخی از کنترل‌های زیر مهم‌ترین مواردی هستند که تقریبا به تمامی قراردادها مرتبط و متخصصان پروژه باید آنها را اعمال کنند:

-         درک تعهدات قرارداد

-         جلسات برنامه ریزی برای بررسی پیشرفت و شناسایی مسائل

-         گزارش رسمی، مسیرهای ارتباطی 

-         راهی برای به اشتراک گذاشتن خطرات احتمالی و قرار دادن پاسخ‌های موثر

انواع قراردادهای پروژه

قراردادها دسته بندی‌های متفاوتی دارند و در هر دسته بندی، اصطلاحات و عناوینی وجود دارد. این اصطلاحات با یکدیگر قابل مقایسه نیستند برای مثال: Lump Sum  وEPC، یکی درباره قیمت قرارداده و دیگری درمورد ساختار پروژه یا contract structure است، که در ادامه به برخی از رایج‌ترین قراردادها می‌پردازیم:

قرارداد بر حسب مبلغ قرارداد

قرارداد بسته به مبلغ قرارداد اشاره به حوزه‌ی دانش مدیریت تدارکات pmbok دارد. این قراردادها در سه دسته تقسیم ‌بندی می‌شوند:

قیمت ثابت یا (FP)Fixed-Price

قراردادهای قیمت ثابت زمانی مفید هستند که محدوده پروژه به وضوح تعریف شده  و قابل درک باشد. از آنجایی که پارامترهای پروژه از ابتدا به وضوح مشخص شده است، فروشنده یا تامین کننده می‌تواند قیمت قطعی کار را ارائه دهد. همانطور که از نام این قرارداد مشخص است، قیمت ثابت و پس از موافقت خریدار با شرایط و ضوابط، نمی‌توان آن را تغییر داد (بدون انجام اصلاحات رسمی قرارداد).

قراردادهای FP می‌توانند برای فروشنده سودمند باشند که بتوانند کارهای ذکر شده در قرارداد را با قیمتی کمتر از آنچه در ابتدا تصور می‌کردند انجام دهند، این قراراد به آنها اجازه می‌دهد از سود، سرمایه گذاری کنند. با این حال، در یک قرارداد FP، تامین‌کننده ریسک‌های مرتبط با هزینه را متقبل می‌شود، چراکه در صورت افزایش هزینه‌های غیرمنتظره در طول پروژه، نمی‌توانند قیمت‌های خود را افزایش دهند. قراردادهای FP به عنوان قراردادهای مقطوع در نظر گرفته می‌شوند زیرا یک قیمت باید پس از اتمام پروژه پرداخت شود. چند نوع قرارداد FP وجود دارد، از جمله:

-         قرارداد با قیمت ثابت

-         کارمزد تشویقی قیمت ثابت

-         قیمت ثابت با تعدیل قیمت اقتصادی

قراردادهای زمان و مواد یا Time and material (T&M):

قراردادهای T&M انتخاب خوبی برای خریدارانی هستند که از ابتدای پروژه مطمئن نیستند دقیقاً چه می‌خواهند. با قرارداد T&M، خریدار بر اساس نرخ متغیرهایی مانند مواد مصرفی و ساعات یا روزهای کار، با فروشنده قرارداد می‌بندد. قرارداد باید شامل تمام نرخ‌ها با نشانه گذاری‌های احتمالی در هزینه مواد باشد. پس از امضای قرارداد، نرخ‌های توافق شده در طول پروژه باقی می‌ماند و برای محاسبه مبلغ نهایی که خریدار بر اساس کاری که انجام می‌دهد بدهکار است، استفاده می‌شود.

قراردادهای قابل جبران هزینه یا Cost reimbursable (CR)

اغلب، قرارداد CR بهترین انتخاب است. مسئولیت صرفاً بر عهده خریدار است و به تأمین‌کننده تضمین می‌کند که تمام هزینه‌های مواد به‌علاوه هزینه خدمات آن‌ها پوشش داده می‌شود. در مورد قراردادهای CR، خریدار باید هزینه‌های پروژه را از نزدیک نظارت کند زیرا هیچ تعهدی از طرف فروشنده یا تامین کننده برای پایین نگه داشتن هزینه‌ها برای ماندن در بودجه وجود ندارد. تمام هزینه‌های انجام شده در محدوده کار بر عهده خریدار است. انواع قراردادهای CR عبارتند از:

-         هزینه به اضافه درصد هزینه

-         هزینه به اضافه هزینه ثابت

-         هزینه به اضافه هزینه تشویقی

-         هزینه به اضافه هزینه جایزه (CPAF)

ساختار قرارداد یا Contract structure

ساختار قرارداد پروژه یا ارکان ارتباط پروژه اشاره به حالات زیادی دارد. در ادامه به برخی از رایج‌ترین حالات پروژه می‌پردازیم:

حالت Design-Build یا Design-Construct: 

در این حالت قرارداد یک شرکت مسئولیت طراحی واجرا را باهم تقبل می‌کند. این حالت بیشتر برای پروژه ساختمانی، عمرانی، راه‌سازی و امثال آن به کار می‌رود. اگر پروژه مربوط به ساخت کارخانه یا نفت و گازی باشد به آن EPC، که مخفف Engineering, Procurement, Construction هست گفته می‌شود. به زبان ساده معنی این حالت به انجام وظایف و تقبل مسئولیت تمامی کارهای طراحی و اجرا است، که برای آشنایی بیشتر با این قراردادها، دوره آموزشی قراردادهای پیمانکاری، قراردادهای عمرانی و دوره آموزشی قرارداهای epc به شما توصیه می‌گردد.  

حالت Build-Operate-Transferیا قراردادهای bot

در این حالت مسئولیت تمام کارها و هزینه‌ها برعهده‌ی پیمانکار پروژه است، در مقابل محصول پروژه که می‌تواند جنس یا ملک ساختمانی باشد تا مدتی طبق قراردادbot به پیمانکار تعلق می‌گیرد و پیمانکار هزینه‌های خود را از سود پروژه برمی‌دارد و پس از مدت قرارداد bot پروژه را به کار فرما تحویل می‌دهد. 

حالت Design-Bid-Build: 

در این حالت یک شرکت، کار طراحی را بر عهده می‌گیرد و پس از اتمام طراحی، مناقصه‌ای برای انتخاب پیمانکار از بین پیمانکاران شرکت کننده در مناقصه انتخاب می‌شود. معمولا این حالت در بیشتر پروژه‌های دولتی استفاده می‌شود و یک شرکت به عنوان مشاور، وظیفه‌ی طراحی و شرکت دیگر به عنوان یمانکار پروژه را می‌سازد. مبالغ قراردادها از بین سه دسته‌ی گفته شده، انتخاب می‌شود اما قرارداد با قیمت ثابت برای پیمانکار بسیار مناسب و ریسک کمتری دارد.